En el año 1916, el señor Henri Fayol en su libro “Administración Industrial y General”, planteó que en cualquier proceso de gestión administrativo coexisten cuatro principales funciones administrativas. Estas cuatro funciones son las siguientes: planear, organizar, dirigir - ejecutar y controlar.
Cada una de estas funciones cumplen un rol fundamental en el proceso de gestionar el servicio en las empresas sin importar su tamaño.
En la actualidad estamos en un entorno empresarial conocido por sus iniciales como “VICA”, ya que las empresas son volátiles, inciertas, complejas y ambiguas. Este concepto nace en 1990 en el ámbito militar estadounidense y luego se fue adoptando en el ámbito de los negocios. Este entorno VICA, provoca retos importantes para cada una de las funciones fundamentales de la administración.
Planear: Consiste en una etapa de intuición e inteligencia. En esta etapa es muy importante dedicarle tiempo a la generación de ideas, más allá de estructuras. Un riesgo es plantear planes muy estructurados, pero sin unas motivaciones claras y vibrantes. En esta etapa de planeación se plantea la misión de la empresa, la visión, los valores, los objetivos y la hoja de ruta para alcanzarlos. Esta función administrativa es clave para lograr tener claridad en el camino de la empresa.
- Incertidumbre global: En la pandemia COVID 19 y postpandemia, las incertidumbres han aumentado, lo cual significa un reto mayor para prever el futuro y adoptar estrategias de planificación más flexibles y adaptativas.
- Sostenibilidad y responsabilidad social: El planeta está gritando y por ende la necesidad de agregar criterios sobre el impacto social y ambiental en el momento de la planificación es crucial para la permanencia de las empresas en el tiempo.
- Transformación digital: Los avances tecnológicos, como la inteligencia artificial y la big data, requieren de empresas que planifiquen con un nuevo enfoque en la innovación y la adaptación tecnológica.
- Diversidad y equidad: La inclusión de políticas que promuevan la equidad y la diversidad dentro de las organizaciones es un desafío al planificar estrategias que consideren diversas perspectivas y necesidades.
Organizar: En esta función administrativa se realizan los procesos y estructuras considerando cada uno de los recursos que la empresa cuenta. En una orquesta, el director analiza sus recursos disponibles: la cantidad, calidad, características de los instrumentos musicales, de los músicos, de las instalaciones y posibilidades acústicas, etc, para luego entonces organizar todos esos recursos de una forma que generen los mejores resultados. Con la organización adecuada la Orquesta sonará muy bien.
- Estructuras organizativas más ágiles: Las estructuras tradicionales están siendo reemplazadas por modelos más ágiles y horizontales como Scrum, la “holocracia”, estructuras planas, organizaciones en red, organizaciones “teal” y equipos autónomos, que permiten una mayor adaptabilidad y velocidad de respuesta.
- Trabajo remoto e híbrido: Con la popularización del teletrabajo, las empresas enfrentan el reto de coordinar equipos dispersos geográficamente y asegurar la productividad y cohesión a distancia, además de combinar retos y motivaciones del personal que realiza su trabajo de forma presencial y/o virtual.
- Gestión del cambio: La rapidez de los avances tecnológicos y las expectativas cambiantes de los empleados obligan a las organizaciones a ser más ágiles en su capacidad para reorganizarse continuamente, y de implementar de forma ordenada todo un protocolo de cambio para mantener a las estructuras con eficiencia.
- Ciberseguridad: La creciente dependencia de las tecnologías digitales hace que la organización de la seguridad de la información sea una prioridad fundamental, y las estructuras organizativas deben incluir este enfoque.
Ejecutar: Podemos tener las mejores ideas y la mejor organización de recursos, pero si no pasamos a la acción, no pasa nada, o, mejor dicho ¡no pasa nada bueno! La no ejecución destruye cualquier buena idea, destruye cualquier plan, y cualquier estructura. En este punto también es importante resaltar que una persona no puede ejecutar siempre todo lo que hay que ejecutar, es por eso que la capacidad de dirigir y de motivar a los equipos para la correcta ejecución, es parte de esta gran función administrativa.
- Liderazgo en tiempos de crisis: Los líderes deben gestionar en entornos impredecibles y emocionalmente desafiantes, donde la empatía, la comunicación clara y la capacidad de tomar decisiones rápidas son esenciales.
- Motivación y bienestar: Mantener la motivación de los empleados, especialmente en entornos remotos e híbridos, es un desafío, y el liderazgo debe enfocarse más en el bienestar emocional y mental de los equipos.
- Diversidad generacional: Los líderes deben gestionar equipos con expectativas y estilos de trabajo diferentes (por ejemplo, la Generación Z, millennials y baby boomers), lo que implica adaptarse a múltiples estilos de comunicación y motivación.
- Gestión de la innovación: Los líderes también enfrentan la presión de fomentar una cultura de innovación continua, incentivando la creatividad y la mejora dentro de sus equipos.
Controlar: Esta función es primordial en el sentido que nos alerta sobre si la ruta que llevamos nos va a permitir lograr los objetivos planteados. En esta función encontramos desequilibrios, desviaciones y cualquier obstáculo que haya que remover. Por diversas razones, no siempre las acciones están alineadas a lo planificado, es por eso que esta función se vuelve primordial en la gestión de servicio.
- Medición en entornos digitales: Con la creciente digitalización, los sistemas de control se están desplazando hacia métricas más complejas que incluyen análisis de datos en tiempo real, lo que requiere nuevas competencias tecnológicas y analíticas.
- Ética y transparencia: Las organizaciones están bajo un escrutinio constante y deben establecer sistemas de control que aseguren prácticas éticas y transparentes, tanto internamente como en sus relaciones con proveedores y clientes.
- Flexibilidad: En un entorno cambiante, los sistemas de control deben ser más flexibles y adaptarse rápidamente a nuevas circunstancias, sin ser demasiado rígidos, lo que implica equilibrar el control con la autonomía.
- Cumplimiento normativo: Las regulaciones en áreas como la protección de datos, la privacidad y el medio ambiente están en constante evolución, lo que implica desafíos significativos para mantener el cumplimiento en todas las áreas de operación.
Podemos concluir que en este momento de la historia, las cuatro funciones administrativas deben seguir adaptándose de forma flexible para enfrentar los desafíos de un mundo globalizado y altamente digitalizado. La planificación debe ser más ágil y sostenible; la organización debe adaptarse a nuevas estructuras y modelos de trabajo; la dirección debe centrarse en liderazgo empático y en la gestión de la diversidad generacional; y el control debe volverse más sofisticado, equilibrando flexibilidad y cumplimiento en un entorno de alta incertidumbre. La capacidad de adaptarse a estos desafíos es crucial para el éxito organizativo en el siglo XXI.
